Privacybeleid

Het Gilde heeft een privacybeleid. Dit beleid is in lijn met de nieuwe normen van de Europese wet met betrekking tot gegevensbescherming, bekend als de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die 25 mei 2018 van kracht is geworden. Onze AVG-verklaring kun je downloaden.Met dit beleid doet het Gilde er alles aan om de persoonlijke gegevens van haar Gildeleden te beschermen. Het geeft antwoord op de volgende vragen:

-  Welke informatie het Gilde van u verzamelt;
-  Waarom het Gilde deze informatie verzamelen;
-  Hoe het Gilde deze informatie opslaat en gebruikt;
-  Wanneer en met wie deze informatie gedeeld wordt.

Verder beschrijft het beleid uw rechten en legt uit hoe u deze rechten uitoefent, zodat u meer inzicht hebt in het gebruik van uw persoonlijke gegevens. Dit privacybeleid wordt vastgelegd in een zogeheten privacyverklaring. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die het Gilde van Vrijwillige Molenaars aan haar leden en donateurs aanbiedt.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Het Gilde van Vrijwillige Molenaars houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming . Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

-  Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
-  Verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens, welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
-  Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
-  Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
-  Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
-  Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Verwerkingsregister

In het verwerkingsregister neemt het Gilde van Vrijwillige Molenaars op welke persoonsgegevens ze gebruikt, voor welk doel, waar zij ze opslaat en met wie zij deze eventueel deelt. Het register kan schriftelijk of elektronisch bijhouden. Als leden vragen hun gegevens te corrigeren of te verwijderen zal het Gilde van Vrijwillige Molenaars dit register hiervoor nodig hebben. Het moet deze verzoeken ook doorgeven aan de organisaties waarmee zij de persoonsgegevens eventueel hebt gedeeld.

Persoonsgegevens van leden worden door Het Gilde van Vrijwillige Molenaars verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

-  Administratieve doeleinden, zoals het innen van contributies, donaties en verzekeringspremies;
-  Om statistieken op te stellen, zoals in het jaarverslag;
-  Om ledenlijsten samen te stellen ter voorbereiding voor de Algemene Leden Vergadering;
-  Communicatie t.b.v. verzending van het verenigingsblad De Gildebrief.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Het Gilde van Vrijwillige Molenaars de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam; tussenvoegsel; achternaam; geslacht; geboortedatum; geboorteplaats; huisadres; postcode; woonplaats; telefoon- en/of mobielnummer; IBAN nummer; e-mailadres; Wel of niet ontvangen van het verenigingsblad De Gildebrief.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hier beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

-  Het verzorgen als beheerder van programmatuur en server t.b.v. ledenadministratie en website van het Gilde van Vrijwillige Molenaars.:
-  Het drukken en verzenden van verenigingsblad ‘De Gildebrief’ en het drukken van en verzenden van nota’s t.b.v. contributie.
-  De voorbereiding van examinering van de molenaars-in-opleiding en derhalve belast met het afnemen van examens voor windmolenaarschap en/of watermolenaarschap;
-  Automatische betalingen door leden t.b.v. contributie en/of verzekeringspremies.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de Politie/Openbaar Ministerie in het kader van een (gerechtelijk) onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Verwerking van persoonsgegevens t.b.v. De Gildebrief

Persoonsgegevens van De Gildebrief abonnees worden door Het Gilde van Vrijwillige Molenaars verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuiting via De Gildebrief.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De aanmelding van uw lidmaatschap en of u De Gildebrief wilt ontvangen;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Het Gilde van Vrijwillige Molenaars de volgende persoonsgegevens gebruiken:
Voorletters; tussenvoegsel; achternaam; adres; postcode; woonplaats; lidmaatschapsnummer; indien van toepassing WA en/of Ongevallenverzekering.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Het Gilde van Vrijwillige Molenaars bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Dat betekent gedurende de tijd dat men actief lid is. Daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

-  Alle personen die namens Het Gilde van Vrijwillige Molenaars van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
-  We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
-  We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
-  Wij laten back-ups maken van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
-  We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
-  Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Datalek

Wat is een datalek? Dit is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. En datalek is een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens gelekt zijn. Dit kan gaan om een ongeoorloofde toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens. Van een datalek is alleen sprake als er persoonsgegevens zijn gelekt!

Voorbeelden van datalekken:

-  je raakt een USB- stick met daarop persoonsgegevens kwijt.
-  er is een laptop gestolen met daarop persoonsgegevens.
-  er is door een hacker ingebroken in een databestand of systeem met daarop persoonsgegevens.
-  er is een mailing verstuurd met alle e-mailadressen in de Aan of CC in plaats van BCC.
-  uit een tas zijn papieren gestolen met daarop persoonsgegevens.
-  door een crash van een harddisk of door een brand zijn persoonsgegevens verloren gegaan en er is geen back-up.

In geval van datalek zal het Gilde van Vrijwillige Molenaars gebruik maken van een “stappenplan bij datalekken” en binnen 72 uur melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

Het Gilde kent en respecteert uw rechten.
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Het Gilde van Vrijwillige Molenaars is verplicht binnen 4 weken schriftelijk of per e-mail te reageren op een inzageverzoek. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Zie het standaardsjabloon dat hiervoor is gemaakt. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op:

Secretariaat Het Gilde van Vrijwillige Molenaars
Molenkade 8 1829 HZ Oudorp
secretaris@vrijwilligemolenaars.nl